La Factura Web es un proceso importante, ya que le permite hacer un seguimiento de sus gastos e ingresos. También le ayuda a hacer un seguimiento de su flujo de caja, que es esencial para tomar decisiones informadas sobre su negocio.
La Factura Web es un aspecto fundamental de cualquier negocio, por lo que es importante asegurarse de que se realiza de forma precisa y eficiente. Al inicio de un negocio, un empresario puede facturar en una chequera simple (si está en el régimen simplificado, puede generar su propia numeración de facturas; si está en el régimen común, debe hacerlo con una chequera donde la DIAN autoriza un número y rango de facturas).
La Factura Web es el primer paso para empezar a operar dentro de la facturación electrónica. Son estas últimas herramientas las que permiten a un empresario optar por operar a través de la Factura Web: es decir, a través de un software basado en la nube que tiene la funcionalidad necesaria para facturar ya sea de manera sencilla (régimen simplificado) o a través de la gestión de registros de facturación electrónica autorizados por la DIAN (un buen software puede manejar múltiples registros, por ejemplo, uno por cada caja).
La Factura Web tiene múltiples ventajas: 1) La Factura Web permite al empresario facturar desde cualquier lugar y en cualquier momento (no tiene que hacerlo sólo desde su oficina como ocurre con los sistemas heredados “in situ”); 2) La Factura Web permite llevar un control de las facturas para consultarlas en segundos a través del ordenador en caso de reclamación; 3) La Factura Web permite al empresario conocer el importe total facturado en cada momento, o el importe facturado por categorías, etc, al alcance de un informe automatizado a un solo clic (ya no es necesario visualizar resúmenes manualmente);
Sin embargo, aunque este proceso es eficiente a primera vista, tiene varios inconvenientes: 1) El proceso es lento; 2) El proceso está sujeto a errores, especialmente de tipografía que no se entiende; 3) La Factura Web puede ser modificada más fácilmente por un tercero con fines de fraude; 4) Se requiere hacer una copia manual de la Factura Web (puede ser con papel carbón) pero si esta se pierde, no queda registro para el empresario de las facturas emitidas.
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